Administrasjonskoordinator

St. Olavs hospital

  • Trondheim, Trøndelag
  • Fast
  • Fulltid
  • 13 dager siden
Om stillingenVi søker etter deg som er trygg innen administrasjon og tar selvstendig initiativ sammen med ledere. Hovedansvar for denne stillingen er å ivareta arkiv- og dokumentasjon av post og oppgaver som kommer til klinikkene. Administrasjonskoordinatorene i klinikkene er etablert i et velfungerende nettverk som vil gi deg mulighet for påvirkning, faglig utvikling og en spennende hverdag. Administrasjonskoordinator i felles stab er fagansvarlig for nettverket. Stillingen er direkte underlagt klinikksjef.Vi omorganiserte psykisk helsevern i 2021, og samlet flere stabsfunksjoner i en felles stab. Dette gjorde vi for å ivareta hver klinikks behov og samtidig bidra til samarbeid, effektiv bruk av ressurser, kompetanseutvikling og felles planarbeid. Vi jobber aktivt med å realisere disse målene. Felles stab har som oppgave å bistå klinikkledelsen og avdelingene, som har til sammen vel 1600 ansatte og har ansvaret for det psykiske helsevernet til barn og voksne i tidligere Sør-Trøndelag.Psykisk helsevern på St. Olav er organisert i to klinikker, Klinikk psykisk helsevern - akutt, eldre, barn og unge og Klinikk psykisk helsevern - allmenn, rehabilitering og sikkerhet. Staben har et bredt spekter av arbeidsoppgaver både av faglig og administrativ art. Staben skal understøtte og bidra til utvikling på klinikk- og avdelingsnivå. Samarbeid står sentralt, innad i eget team, tett med avdelingene og andre fagområder i staben i psykisk helsevern.NøkkelinformasjonSøknadsfrist:14.09.2025Arbeidsgiver:Klinikk Psykisk helsevernSted:TrondheimStillingstittel:AdministrasjonskoordinatorStillinger:1Heltid / Deltid:HeltidAnsettelsesform:FastStillingsprosent:100Webcruiter-ID:5006416050Sosial deling :Arbeidsoppgaver
  • Hovedansvar for post-sak-arkiv på klinikknivå inkl. dokumentasjonsfangst m.m.
  • Superbrukerrolle for arkivsystemet Elements med ansvar for brukerstøtte og opplæring internt i klinikken/avdelingen.
  • Koordinering og planlegging av møtevirksomhet
  • Fagleder for administrasjonskoordinatorene i psykisk helsevern
  • Koordinere og fordele arbeidsoppgaver i organisasjonen og sørge for at vedtak og saker følges opp.
  • Sikre informasjonsflyten til og fra klinikken - internt og eksternt
  • Lederstøtte - avlaste klinikksjefer med administrative oppgaver etter delegerte fullmakter.
  • Rådgivning, saksbehandling og oppfølging av prosjekter
  • Organisering av og referent for diverse råd og utvalg, eksempelvis lederteam
  • Overordnet ansvar for daglig/løpende administrasjon av drift.
  • Bestiller alt av innkjøp inkl. IT, IT-tilganger og attestering av faktura i SAP.
Kvalifikasjoner
  • Relevant høyere utdanning, ønskelig med bachelor-nivå (adm/øk/org/ledelse/IKT/tilsvarende)
  • Erfaring fra tilsvarende stilling er nødvendig
  • Manglende formell kompetanse kan i særskilte tilfeller kompenseres med lang og variert erfaring innen arbeidsområdet.
  • Kompetanse på saksbehandling, i tillegg til arkivlov, offentlighetslov og forvaltningslov
  • Allsidig IT-kompetanse
  • Evne til å inspirere og motivere til videreutvikling og omstilling
Personlige egenskaper
  • Løsnings- og handlingsorientert
  • Gode kommunikasjons- og samarbeidsevner
  • Inneha analytiske evner, være handlekraftig, selvstendig og systematisk
  • God skriftlig og muntlig fremstillingsevne.
  • Ansvarsbevisst og har evne til å planlegge og prioritere oppgavene.
  • Fleksibel, endringsvillig og har god gjennomføringsevne.
  • Bidrar aktivt til å utvikle og bevare vårt gode arbeidsmiljø.
  • Serviceinnstilt.
Vi tilbyr
  • En arbeidsplass med høyt faglig nivå og godt arbeidsmiljø
  • Varierte og utfordrende oppgaver
  • Lønn etter avtale
  • God pensjonsordning, gruppelivsforsikring og ulykkesforsikring
  • Tiltredelse etter avtale
Adresse: Østmarkveien 29a, 7040 Trondheim, NorgeKontaktinformasjonVegard VestvikKlinikksjefE-post: vegard.vestvik@stolav.noOm arbeidsgiverenSt. Olavs hospital - Universitetssykehuset i Trondheim - er ett av tre sykehusforetak i Helse Midt-Norge. Hovedtyngden av virksomheten er lokalisert i Trondheim der vi har et av Europas mest moderne sykehusanlegg. Sykehuset er bygd integrert med Fakultet for medisin og helsevitenskap ved NTNU, og her arbeider klinikere, forskere og studenter side om side. St. Olavs hospital har ca. 11 500 ansatte og et brutto budsjett på 14,6 milliarder kroner. Mer informasjon finnes påMangfoldserklæring
Vi ønsker at ansatte skal gjenspeile befolkningens mangfold og vi oppfordrer derfor alle som er kvalifiserte til å søke hos oss, uansett kjønn, alder, funksjonshemming, nasjonal eller etnisk bakgrunn. Det samme gjelder dersom du har hatt et lengre opphold utenfor arbeidslivetSt. Olavs hospital - Universitetssykehuset i Trondheim - lea akte golme skïemtjegåetiegïehtelimmijste Helse Midt-Norgesne. Stööremes bielie gïehtelimmeste lea Tråantesne gusnie mijjen lea akte Europan jeenjemes daajbaaletje skïemtjegåetijste. Skïemtjegåetie lea tseegkesovveme Medisijnen jïh healsoevitenskapten fakulteetine ektine NTNU:sne, jïh daesnie klinihkerh, dotkijh jïh studeenth loevtsæjresne berkieh. St.Olavs hospital medtie 11 500 barkijh åtna jïh brutto budsjedte lea 14,6 millijardh kråvnine. Vielie bïevnesh sijjesneGellievoetebæjhkoehtimmieMijjieh sïjhtebe barkijh edtjieh guvvine årrodh årroji gellievoeteste, jïh dan åvteste haestebe gaajhkesidie gïeh maehteles, barkoem mijjen luvnie ohtsedh, saaht mij tjoelide, aaltere, funksjovneheaptoe, nasjonaale jallh etnihkeles maadtoe. Seammalaakan jis datne guhkebe gaatoem barkoejieleden ålkolen åtneme.

St. Olavs hospital