Resepsjonist (Konsulent / Førstekonsulent)Om UNISUniversitetssenteret på Svalbard (UNIS), lokalisert i Longyearbyen på 78°N, er verdens nordligste institusjon for høyere utdanning. UNIS spesialiserer seg på arktiske studier og tilbyr felt- og forskningsbaserte emner på bachelor-, master- og ph.d.-nivå innen arktisk biologi, geologi, geofysikk, teknologi og sikkerhet.UNIS utnytter sin helårige tilstedeværelse i det unike arktiske miljøet og benytter dette som et naturlig laboratorium for forskning og utdanning. Vi tiltrekker oss årlig rundt 700 studenter fra hele verden. All undervisning foregår på engelsk, og omtrent halvparten av både ansatte og studenter er internasjonale. UNIS ble etablert i 1993 og er et statlig aksjeselskap underlagt Kunnskapsdepartementet. Administrasjonsspråket er norsk. UNIS sine verdier er inkludering, transparens, engasjement, pålitelighet og respekt.Om stillingenUniversitetssenteret på Svalbard AS (UNIS) har ledig fast stilling som resepsjonist (konsulent/førstekonsulent). Stillingen er lagt til Administrasjonsavdelingen som består av 14 ansatte. Stillingen rapporterer til administrasjonssjef. Som resepsjonist er du Forskningsparken sitt ansikt utad, og førstekontakt for både studenter, ansatte, gjesteforskere, samarbeidspartnere og besøkende. Resepsjonstjenesten skal bidra til et profesjonelt førsteinntrykk, god service og effektiv informasjonsflyt. Stillingen inngår i en kjernegruppe på tre personer som skal løse administrative oppgaver ved UNIS knyttet til lederstøtte, booking og resepsjonstjeneste.Prøveprosjekt 2026/2027 For å styrke samhandling, fleksibilitet og kvalitet i administrasjonstjenestene ønsker UNIS å prøve ut et tettere samarbeid mellom resepsjons- og bookingsfunksjonene. Stillingen som resepsjonist inngår derfor i et ettårig prøveprosjekt der funksjonene organiseres som et team med jobbrotasjon mellom booking- og resepsjonstjenesten.Stillingen som administrasjonskonsulent (resepsjonist) vil ha hovedansvar for resepsjonsdriften, men vil også omfatte oppgaver knyttet til booking av reiser og overnattinger på UNIS Gjestehus. I prøveperioden vil ulike rotasjonsordninger prøves ut, slik at begge stillingene får opplæring i og veksler på arbeidsoppgavene. Erfaringene fra prøveprosjektet vil danne grunnlag for videre vurdering av stillingens innhold og organisering.ArbeidsoppgaverArbeidsoppgaver knyttet til resepsjonstjenestenHovedoppgaven er førstelinjeservice som innbefatter:
Betjening av resepsjon og sentralbord og gi informasjon og veiledning
Resepsjonstjenester for UNIS Gjestehus (UGH)
Adgangshåndtering
Enkel saksbehandling og kontorstøtte, herunder bestilling av kontorrekvisita
Booking av fellesressurser
Bidra til å ivareta rutiner knyttet til HMS, sikkerhet og beredskapsfunksjoner i resepsjonen
Teknisk bistand på klasserom og møterom ved behov
Pakkeposthåndtering (delt oppgave med arkivar)
Bidra i tilrettelegging og gjennomføring av interne arrangementer ved institusjonen
Funksjon som back-up i lederstøtte- og bookingtjenesten
Arbeidsoppgaver knyttet til bookingtjenesten
Hovedansvar for reiseadministrasjon for gjester og ansatte. Dette inkluderer booking av flyreiser og hotell i Berg-Hansen samt overnattinger ved UNIS Gjestehus
Koordinering og oppfølging av renhold, vaktmestertjenester, budsjettoppfølging og økonomi ved UNIS Gjestehus
Kontaktperson for kantine
Tilrettelegging og bestilling i forbindelse med kurs, konferanser og møter ved UNIS
Back-up funksjon for resepsjonstjenesten
Andre relevante oppgaver kan bli tillagt stillingen ved behov.Kvalifikasjonskrav
Høyere utdanning på bachelornivå. Lengre relevant erfaring kombinert med minimum fullført videregående skole eller relevant fagbrev kan kompensere for utdanningskrav
Relevant erfaring fra førstelinjetjeneste/servicearbeid/lignende oppgaver
Gode digitale ferdigheter
Svært god muntlig og skriftlig fremstillingsevne på norsk og engelsk
Ønskede kvalifikasjoner og erfaring
Erfaring med ulike administrative dataverktøy, blant annet Office365, økonomisystem, rombookingssystem, betalingssystem, saksbehandlingssystem, adgangssystem o.l.
Erfaring fra resepsjon, førstelinjetjeneste eller reiseadministrasjon
God forståelse for økonomi
Kjennskap til universitet- og høgskolesektoren
Personlige egenskaper
Serviceinnstilt og løsningsorientert
Takler og trives med høyt tempo
Effektiv, pålitelig og god evne til å prioritere
Selvstendig, strukturert, samarbeidsvillig og fleksibel
Personlig egnethet tillegges stor vekt.Vi tilbyrUNIS kan tilby en utfordrende og variert jobb, i et spennende, trivelig og internasjonalt miljø. Som ansatt er man medlem i Statens Pensjonskasse, som tilbyr en av markedets beste ordninger for alderspensjon. Vi tilbyr også gode forsikringsordninger, dekning av reise- og flyttekostnader ved oppstart i stillingen og tjenestebolig i henhold til gjeldende regelverk.Stillings- og lønnsinnplassering avhenger av erfaring og kvalifikasjoner. For tilsetting i stilling som konsulent (kode 1065) kreves minimum videregående utdanning eller relevant fagbrev. For tilsetting i stilling som førstekonsulent (kode 1408) kreves fullført bachelorgrad eller tilsvarende. UNIS utbetaler i tillegg et polartillegg (Svalbardtillegg) til faste ansatte som er fastboende på Svalbard. For tiden utgjør dette tillegget kr. 44.640, -årlig i full stilling, og inngår i pensjonsgrunnlaget. Fra lønnen trekkes 2 % innskudd til Statens Pensjonskasse. Inntektsskatten på Svalbard er for tiden på 8 %. I tillegg trekkes folketrygdavgift på 7,7 %.Spørsmål om stillingenNærmere opplysning om stillingen fås ved henvendelse til:Nina E. Høiskar, administrasjonssjef, ninah@unis.no, +47 928 11 930Søknadsfrist: 05.05.2026Søknad må sendes inn via vårt rekrutteringssystem Jobbnorge. Vitnemål/attester skal vedlegges søknaden. Søknader som ikke er sendt via vårt rekrutteringssystem vil ikke bli vurdert.Søknad unntatt offentlighetDet er mulig å be om å få navnet/søknaden unntatt offentligheten iht. offentlighetsloven § 25. Ønsket må i tilfelle begrunnes. Vi gjør oppmerksom på at skulle ønsket ikke bli tatt til følge, vil søkeren bli kontaktet å få mulighet til å trekke søknaden.Mangfold, likestilling og inkluderingEn av UNIS' verdier er inkludering. Vi er forpliktet til å oppnå mangfold innen arbeidsstyrken og skape et inkluderende arbeidsmiljø i det høye Arktis. Vi ønsker derfor søknader fra alle kvalifiserte kandidater uavhengig av nasjonalitet, kjønn, seksuell orientering, etnisitet, tro, alder eller andre egenskaper. Søknader fra kvinner oppfordres.
